Niszczarka do papieru zgodna z przepisami RODO. Jak wybrać?

Większość firm pracuje wykorzystując do tego dane osobowe, czyli wszelkie informacje, które umożliwiają identyfikację konkretnych ludzi. Znajdują się one na umowach, rozmaitych pismach, wydrukach z programów i wielu innych. Kluczowe jest to, by należycie dbać o ich poufność i nie dopuścić do tego, by dostały się w niepowołane ręce. Co istotne, obowiązek ochrony danych spoczywa na nas także wtedy, gdy przestajemy z nich korzystać. Najczęściej umieszczamy wtedy dokumenty w niszczarce i uważamy, że sprawa została załatwiona. Okazuje się jednak, że takie urządzenie musi odpowiadać określonym wymaganiom, aby być zgodne z przepisami RODO. Jak więc wybrać właściwy sprzęt?

Uniemożliwić identyfikację na podstawie zniszczonych dokumentów

Przed dokonaniem zakupu należy dokładnie zapoznać się z regulacjami prawnymi. Istotnym kryterium jest tak zwana norma DIN 66399, która służy określeniu stopnia dokładności niszczenia papierów zawierających dane wrażliwe. Urządzenie, które spełnia aktualnie obowiązujące przepisy musi posiadać ją na poziomie P4 lub P5. Oznacza to, że wkładane do niego kartki są cięte na skrawki o powierzchni, która nie przekracza 160 mm2, i szerokości mniejszej niż 6 mm. Warto podkreślić, że klasa P4 przeznaczona jest do dokumentów tajnych, natomiast P5 do tych najściślej chronionych. Niszczarka do papieru musi być więc dopasowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa lub konkretnego jego działu. Ważną skalą jest także ta bazująca na normie EN 15713, która odnosi się do praktycznych rozwiązań dotyczących niszczenia tajnych dokumentów. Istotne jest to, by urządzenie przerabiało papier na małe ścinki, które skutecznie uniemożliwią odczytanie jakichkolwiek danych, co mogłoby mieć miejsce w przypadku pism pociętych na paski.

Wielofunkcyjne działanie, które usprawni pracę przedsiębiorstwa

Znakomitą inwestycją będzie urządzenie, które umożliwi bezpieczne niszczenie danych zapisanych również na innych nośnikach. Mowa tutaj zwłaszcza o płytach CD i DVD, kartach płatniczych oraz dyskietkach. Korzysta z nich dziś całkiem sporo jednostek. Najlepiej zdecydować się na te modele, w których jednorazowo jesteśmy w stanie umieścić spory plik dokumentów. Zauważalnie usprawni to pracę i pozwoli na zaoszczędzenie sporej ilości czasu. Należy też zaopatrywać się w produkty pochodzące od renomowanych producentów znanych w branży, którzy służą fachowym doradztwem oraz udzielają gwarancji na swój asortyment. Mamy wtedy pewność, że rzeczywiste parametry techniczne niszczarki są zgodne z obietnicami sprzedawcy.

Materiał zewnętrzny
Źródło zdjęcia głównego: pixabay.com