Czym się kierować podczas wyboru programu księgowego?

Zakładając firmę, musimy się liczyć z tym, że trzeba będzie zająć się sprawami księgowymi. Jest to obowiązkowe w każdym przedsiębiorstwie. Ponieważ jednak nie wszyscy są w tym specjalistami, warto zaopatrzyć się w dobre narzędzie, które pomoże wyeliminować ryzyko błędów. Jak wybrać program księgowy, by mieć pewność, że maksymalnie ułatwi nam pracę?

Kiedy zaczniemy przeglądać oprogramowania, to łatwo zauważymy, że do dyspozycji mamy wiele różnych rozwiązań. Różnią się one m.in. stopniem zaawansowania i interfejsem. W zależności od tego, czy program księgowy ma być przeznaczony dla małej firmy, większej organizacji, czy biura rachunkowego, sprawdzi się coś innego, bo i potrzeby będą się różnić. Co jeszcze jest ważne podczas wyboru oprogramowania?

Program musi być aktualizowany do bieżących przepisów

Przepisy się zmieniają. Czasem zmieniają się tak szybko, że zanim przyswoimy sobie, co tak właściwie się zmieniło, to znów dochodzi coś nowego. Dla większości firm (poza biurami rachunkowymi) księgowość jest jednym z działów, które nie wiążą się z główną działalnością. Jeżeli trzeba byłoby nieustannie weryfikować, jak powinny wyglądać poszczególne dokumenty i jakie raporty przygotować, to tracilibyśmy mnóstwo czasu. Poświęconą na to energię moglibyśmy skoncentrować na działaniach związanych z celami biznesowymi. Z tego względu powinniśmy zainwestować w program, do którego zawsze będą na czas aktualizacje.

Automatyzacja procesów

Ponieważ zależy nam na oszczędności czasu, to drugą kwestią, na jaką patrzymy, jest automatyzacja procesów księgowych. Są oprogramowania, w których mamy gotowe druki, szablony. Do tego łatwo zestawimy wskaźniki, kiedy zależy nam na wygenerowaniu jakiegoś zestawienia.

Możliwość pracy zdalnej

Na przestrzeni ostatnich lat nasze podejście do pracy zdalnej się zmieniło. Cenimy sobie mobilność i możliwość pracy z dowolnego miejsca. Warto więc pomyśleć o tym, by możliwe było rejestrowanie zdarzeń księgowych, przesyłanie deklaracji lub innych druków także spoza siedziby firmy. Decydując się na oprogramowanie, z którego da się korzystać w chmurze, mamy dostęp do kompletu danych z dowolnego miejsca.

Funkcje

Wspomnieliśmy na wstępie, że potrzeby firmy względem programu księgowego będą inne. Jest jednak wiele takich, których obecność jest obowiązkowa. Nie może zabraknąć księgi handlowej, podatkowej i inwentarzowej. Musimy mieć też możliwość ewidencji środków pieniężnych. Do tego powinien być moduł poświęcony kadrom i płacom. Oprócz tego spójrzmy na to, czy istnieje możliwość zmiany bądź rozbudowy funkcji w przyszłości. To, że z czegoś nie będziemy korzystać teraz, nie znaczy, że nasze potrzeby za jakiś czas będą takie same.

Przejrzysty interfejs i możliwość uporządkowania

W programie musi nam się pracować dobrze, więc powinien być dla nas czytelny. W każdym oprogramowaniu interfejs wygląda inaczej, dlatego przed zakupem sprawdźmy, czy jest to to, o co nam chodzi. Ponadto w dobrym programie możemy porządkować dane, tworzyć foldery, przestawiać, to również ułatwi nam pracę.