Księgi rachunkowe – czym są i kiedy należy je prowadzić?

Wielu właścicieli firm obawia się momentu, kiedy wymagane będzie prowadzenie przez nich ksiąg rachunkowych. Przejście na nowy model rozliczeń może być stresujące, lecz przy odpowiednim wsparciu biura rachunkowego, które zna zasady prowadzenia ksiąg, zmiany te nie powinny być powodem do zmartwień. Wyjaśniamy, kto musi prowadzić księgi rachunkowe, jakie są rodzaje ksiąg oraz komu najlepiej powierzyć to odpowiedzialne zadanie.

Czym są księgi rachunkowe?

Nawet jeśli nie masz zbyt wiele wspólnego z rachunkowością, pewnie spotkałeś się już z wyrażeniem pełna księgowość, które określa właśnie księgi rachunkowe. To zaawansowany sposób rozliczania firmy, która albo ma obowiązek przejść na tego typu zasady, albo dobrowolnie się im poddaje. Choć każdy przedsiębiorca musi ewidencjonować operacje swojej firmy, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych ewidencje te są dużo bardziej szczegółowe, co w praktyce oznacza, że należy opisać każdą kwotę, która została wydana lub wpłynęła na konto firmowe. Tak dokładna analiza pozwala uzyskać pełną przejrzystość wydatków i mieć całkowitą kontrolę nad finansami firmy, dlatego choć pełna księgowość budzi w przedsiębiorcach strach i obawy, ten typ rozliczeń bywa niezwykle pomocny, szczególnie w tzw. trudniejszych czasach.

Jakie są rodzaje ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga staranności i systematyczności, gdyż pełna księgowość to szereg obowiązków, na który składa się prowadzenie dziennika, księgi głównej, księgi pomocniczej, inwentarzu, zestawienia obrotów i sald.

W dzienniku spisywane są wszystkie operacje gospodarcze, układane chronologicznie i koniecznie powiązane z zatwierdzonymi dowodami księgowymi w postaci rachunków, faktur czy wpłat na konto.

Wszystkie dane z dziennika zapisywane są w księdze głównej, której uzupełnieniem są księgi pomocnicze. To one służą do rozliczeń z kontrahentami oraz pracownikami, a także operacji sprzedaży i zakupów. Na podstawie ksiąg głównych tworzone są zestawienia obrotów i sald sporządzane na koniec miesiąca. Mogą one zastąpić inwentarz, który jednak będzie wymagany w sytuacji, gdy podmiot nie prowadził poprawnie ksiąg rachunkowych.

Jakie są zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to zadanie, które wymaga doświadczenia, staranności i codziennej pracy. Księgi rachunkowe muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty przedsiębiorstwa i być zgodne z prawdą. Bezbłędność to jeden z wymogów prowadzenia pełnej księgowości, która ma stanowić kompletny zbiór dokumentów, tak aby w każdym momencie móc sprawdzić dane. Ta przejrzystość pozwala szybko zareagować w przypadku pogarszającej się kondycji finansowej przedsiębiorstwa, a także bywa niezwykle pomocna w przypadku kontroli skarbowej. 

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Każda firma, która jest spółką z o.o., akcyjną, komandytową lub komandytowo-akcyjną, musi rozliczać się na podstawie ksiąg rachunkowych. Pozostałe przedsiębiorstwa będą zmuszone przejść na pełną księgowość, gdy osiągną wskazany w danym roku limit przychodów. W 2022 roku dotyczy to firm, których przychody w 2021 roku wyniosły co najmniej 2 000 000 euro. Istnieją pewne wyjątki od tych reguł, kiedy można ubiegać się o zwolnienie z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (dotyczy m.in. zawodu adwokata wyłącznie w zespole adwokackim).

Księgi rachunkowe – komu powierzyć ich prowadzenie?

Wymagające znajomości bieżących przepisów oraz obowiązujących zasad księgi rachunkowe to zadanie dla doświadczonej księgowej. Rzetelna, skrupulatna praca ma wpływ na kondycję i bezpieczeństwo finansowe firmy, dlatego działania związane z pełną księgowością warto powierzyć biuru rachunkowemu, które inwestuje w rozwój i edukację pracowników. Polecanym przez wiele firm, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest Biuro Rachunkowe TAX z Bydgoszczy. Księgowi, którzy pracują w biurze, znają zasady rozliczania ksiąg rachunkowych, mają dokładnie wypracowany schemat współpracy z firmą, który pozwala sprawnie gromadzić stosowne dokumenty i dane. Outsourcing księgowy sprawdza się nie tylko w przypadku małych i średnich firm, ale również w przypadku większych przedsiębiorstw. Ogranicza potrzebę zatrudniania i szkolenia księgowych w firmie, dając pełne wsparcie, również w przypadku kontroli finansów firmy.