Programy do fakturowania dostępne są w wielu wariantach, a oprócz wyglądu różnią się przede wszystkim dostępnymi opcjami oraz ceną. To sprawia, że wielu przedsiębiorców nie wie, jakie narzędzie będzie najlepiej odpowiadało ich potrzebom. Czasami natomiast dochodzi do sytuacji, gdy firmy, w których na dobrą sprawę potrzebne jest jedynie wystawianie faktur, niepotrzebnie przepłacają za rozbudowane narzędzia.
- Faktura VAT: program na dysku czy wersja online?
- Co jest potrzebne oprócz wystawiania faktur?
- Wystawianie faktur w nowoczesnym programie dla firm
- Porównanie popularnych wersji programu do fakturowania
Kluczem do wybrania idealnego programu do wystawiania faktur oraz paragonów, zarządzania magazynem i generowania raportów jest więc przede wszystkim określenie, jakie są realne potrzeby. Z naszym poradnikiem uda ci się to zrobić w kilka minut, a dodatkowo dowiesz się, w jaki sposób można wystawiać fakturę VAT bez ponoszenia dużych kosztów.
Faktura VAT: program na dysku czy wersja online?
Przez wiele lat praktycznie wszystkie firmy korzystały z oprogramowania instalowanego na dysku twardym, co jednak wiązało się z wieloma uciążliwymi problemami. Najważniejsze z nich to konieczność skorzystania z komputera z programem do fakturowania, aby można było wystawić nowe dokumenty lub nawet sprawdzić cokolwiek w magazynie. Dodatkowo w przypadku instalowanych programów to użytkownik musiał najczęściej zadbać o regularne kopie bazy danych.
Nowoczesne oprogramowanie do dokumentów kosztowych, faktur zaliczkowych i faktur VAT rozwiązuje ten problem, ponieważ aplikacja dostępna jest w dwóch wariantach. Pierwszy z nich wymaga instalacji na dysku twardym, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby w razie potrzeby skorzystać z drugiego wariantu, czy oprogramowania do faktur działającego online. Jest to ogromne udogodnienie dla pracodawców i pracowników, bo nawet jeżeli któryś z pracowników niespodziewanie będzie musiał pracować zdalnie, to nie będzie to miało wpływu na jego pracę.
Co jest potrzebne oprócz wystawiania faktur?
Faktury VAT to jednak nie wszystko, bo chociaż każdy przedsiębiorca musi zadbać o to, aby wybrać program dopasowany do własnych potrzeb, to niektóre opcje prędzej czy później przydadzą się w każdej firmie. Przykładem może być wyszukiwarka kontrahentów w bazie GUS, co skraca czas potrzebny na wystawienie faktury, a dodatkowo eliminuje ryzyko popełnienia błędu podczas wprowadzania nowego kontrahenta.
Jeżeli firma obsługuje klientów z innych krajów, przyda się możliwość wystawiania faktur w wielu językach. Nie można też zapominać o takich rzeczach jak generowanie raportów kasowych, możliwość zmieniania stawki VAT, bezproblemowy eksport dokumentów czy split payment. W sytuacji, gdy planuje się rozszerzyć działalność o sprzedaż internetową, trzeba także uwzględnić możliwość przeprowadzenia integracji z platformą ecommerce. Automatyczne rozliczanie płatności z pewnością usprawni cały proces, szczególnie jeżeli sklep internetowy zacznie cieszyć się dużą popularnością wśród klientów. W przypadku średnich firm należy też upewnić się, że program do wystawiania faktur obsługuje faktury cykliczne, ponieważ jest to duża oszczędność czasu. Ważne jest też sprawdzenie, czy program ma wbudowany generator, dzięki któremu można przygotować jednolity plik kontrolny.
Wystawianie faktur w nowoczesnym programie dla firm
Mogłoby się wydawać, że zweryfikowanie tych wszystkich informacji będzie czasochłonne, a do tego trzeba również sprawdzić, czy nowe narzędzie to prosty w obsłudze program, aby zatrudnione osoby nie narzekały, że muszą poświęcać wiele godzin na opanowanie obsługi nowego programu. Na szczęście istnieje narzędzie, które rozwiązuje ten problem i dzięki niemu zostanie prawidłowo wystawiona każda faktura VAT program można wykupić w jednej z trzech wersji: START, STANDARD lub PRO. Najtańsza jest wersja START, którą można mieć już za niecałe 100 złotych brutto. Wybierając ten pakiet, można korzystać z najważniejszych opcji, a więc fakturowania, wystawiania rachunków, przelewów, cenników, importu oraz eksportu, ewidencji VAT, plików JPK… lista jest naprawdę długa. Wersja Standard oferuje liczne dodatkowe udogodnienia jak drugi pocztowe, drukowanie seryjne czy możliwość obsługiwania wielu podmiotów z jednego programu. Wspomniana wersja kosztuje zaledwie 30 złotych więcej.
Dla najbardziej wymagających klientów przygotowano program do fakturowania w wersji oznaczonej jako PRO. Narzędzie wzbogacono o kilometrówkę, CRM i wiele innych opcji. Jeżeli jednak chodzi o to, co jest najważniejsze dla użytkowników, czyli gwarancja darmowych aktualizacji i dostęp do bezpłatnej pomocy technicznej, to są one dostępne dla każdego pakietu.
Porównanie popularnych wersji programu do fakturowania
Bardziej szczegółowe porównanie poszczególnych wersji programu do faktur można znaleźć na stronie dostawcy, gdzie można od razu pobrać darmową wersję do testów. Daje ona możliwość wypróbowania najważniejszych funkcji przez 31 dni, z czego może skorzystać każdy potencjalny klient.
